中小企业会计电算化实现措施(共2951字)

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摘要:在中小企业实施会计电算化过程中,普遍存在软件效果差、信息孤岛现象严重等问题。中小企业在激烈的市场竞争环境中,必须要实施会计电算化,加大设备投入和落实电算化管理措施,充分发挥电算化的积极作用,促进企业经济效益提高。

关键词:中小企业;会计电算化;实施策略

1企业会计电算化带来的变化

(1)会计信息处理的形式发生变化。会计电算化是指电子计算机技术在企业会计信息管理中的应用,会计电算化集数据处理工具、数据库、信息论和控制论于一体,财务管理和会计核算的工作被简化,企业财务管理的水平提高,企业会计工作逐渐实现现代化。会计电算化主要是通过电算化软件来实现,企业需要专业的电算化系统管理员和维护员,会计核算的效率提高,成本控制、财务预测和销售预测等工作成为企业新型的财务管理模式,企业要实行的新的内部控制制度,实现企业的管理目标。

(2)财务人员的工作内容发生变化。传统的手工记账只需要财务管理人员对财会信息进行简单的记录和计算,财务管理部门主要由财会人员组成。但是会计电算化模式下的财务管理部门主要是由财务管理人员、系统管理员和维护员组成,财务人员不仅要具备专业的知识和技能,还需要加强对计算机网络技术的熟悉,实现人机的交互,整体上提高会计信息的准度和精度。

(3)会计部门的档案管理发生变化。传统的会计档案都是纸质的,数据的记录、更改和变化都需要在会计档案上进行。企业会计电算化模式下的会计档案都存留在计算机网络上,财会人员需要打印纸质的会计档案,对重要的磁盘和光盘进行保存,方便进行及时的检查。因此,在会计电算化的模式下,会计档案形式、内容和管理方法也发生了变化。

2当前中小企业会计电算化实施现状

(1)会计电算化发展比较缓慢。当前,中小企业会计电算化的开展状况不太理想,大量规模很小的企业基本上没有开展会计电算化。另外中小企业开展会计电算化的企业所采用的财务软件品牌比较集中,主要是《用友财务软件》和《金蝶财务软件》。从功能应用情况来看,大部分企业主要应用账务处理子系统和报表子系统,即主要应用财务软件进行凭证填制、登记账簿、编制报表工作,商业企业较多地应用了存货子系统、库存子系统,其他子系统如应收款系统、应付款系统、工资子系统等应用较少,成本子系统由于成本核算工作的特点而导致几乎没有企业应用,很少有小企业开展电子商务业务。

(2)财务的软件实施效果较差。从岗位设置来讲,仍然采用传统的手工方式下的岗位设置方法,即会计主管、出纳、会计核算、会计档案管理等岗位,会计电算化岗位有基本会计岗位兼任。由于设备维护管理的需要,有的企业设置了系统管理员负责系统日常运行的维护管理,然而很多中小企业没有系统管理员,系统出了毛病找人来修,或者会计人员同时负责系统管理员的工作。会计电算化系统的实施增加了财会部门系统管理维护的工作量和购置电算化系统的资金投入,没有达到显著提高会计工作质量的效果。一般规模较大的企业认为有必要实施会计电算化,而一些规模较小的企业则认为实施会计电算化的意义不大。

(3)会计的信息孤岛现象严重。信息孤岛是指企业的信息不能在企业内部各部门之间或外部有关部门之间共享,企业信息被封闭在一个狭小空间。中小企业对财务软件的功能应用较少,只是某些部门实施了电算化工作,其他部门仍然采用手工处理方式,导致电子信息滞阻于部门内部,不便于信息的充分利用。会计电算化软件还不能直接按照企业外部环境的要求输出信息,企业通常只是按照工商、税务、银行等机关的要求去组织数据,通过网络或者移动存储设备进行上传,如增值税发票和服务业发票是通过相应的软件来开具的,增值税的申报通过专门软件公司编制的软件通过网络进行申报,开票软件导出的数据并不能直接导入申报软件。国内银行虽然推出网上银行业务,但很少有出纳从网上办理收支业务,银行照跑不误,最多从网上查查账户余额。总的反馈是企业用的软件越多,信息孤岛也就越多。

3信息时代中小企业会计电算化的实施

(1)加强会计电算化网络建设。基于企业电算化存在的问题,应在企业内部建立完整的电算化网络平台。针对中小企业的特点,建立“单个中心、多点连接”的核算网络,实现会计核算的网络化。从而为会计核算人员和管理人员提供实时的企业财务信息,促进核算核算效率的提高。

(2)规范管理会计电算化系统。为了确保中小企业电算化系统的规范性,应在企业内部建立规范的管理制度。首先,应针对企业电算化系统在信息采集上存在的漏洞建立采集管理制度,包括密码权限的设置和会计账户专人管理措施。编制合理的科目代码,确保其可扩展性、唯一性和有效性,确保会计核算的准确性。同时,要加强系统的管理力度,严格控制私自操作现象。其次:企业应加强财务信息输出管理,采用专人管理的方案,确保信息输出的准确性和安全性。制定信息备份制度,并且要确保档案管理的安全性。

(3)加强会计部门的信息管理企业生存和发展依赖于信息的及时性和准确性。如何进行信息的采集是企业的重要任务。首先,建立中小企业会计电算化管理制度,并严格按照相关制度执行。对会计核算人员和管理人员进行培训,提高其会计核算能力和管理能力。对企业电脑终端实施严格管理,坚决拒绝与企业运营无关的内容连接,对现代多样化的电脑病毒实施有效管理。其次,企业应实施权限分离策略,针对企业管理制度无法适应信息化时代发展的现状,采取保密原则和相互制约等原则。

(4)改善会计部门的办公条件。改善会计的办公条件,须建立适合会计的工作模式,加大在这方面的资金投入,为其提供所需的各种软、硬件,并制定出相关的管理规定,对会计电算化系统及时进行维护与更新,安排相关人员学习新的业务知识等。在建立工作模式方面,不仅需要企业领导给予足够的重视,从资金上给予支持,配齐系统所需的软硬件。还需要聘用知识面广的会计电算化人才,以通过会计电算化系统来提供经营有关的信息,并处理系统日常工作中出现的一些问题。总之,建立适合会计的工作模式,需要从企业的实际情况出发,加大投入力度,提高会计人员的业务能力以及完善相关的管理规定。

(5)加强外部与内部监督工作。为使中小企业的会计工作能够达到要求的标准,须从企业的外部与内部入手,加强监督工作。外部方面主要指社会、国家层面的监督,例如工商、金融机构、税务等一些部门所实施监督,或是委托他人对企业内的会计工作进行审计检查在外部的监督下建立账簿体系。

作者:詹玮琳 单位:长江大学文理学院

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