国际贸易单证审计监督(共4977字)

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一、加强外贸单证内控管理意义和作用

目前,我国机电产品不断出口在国际市场,成为物美价廉的商品,引起国内企业纷纷进军国际市场等多种利益的驱使。一些外贸企业为了业务扩大而提速、减化程序,放松了风险防范意识,忽视了对外贸单证业务的监督控制程序,难免忽视防范风险措施。要求企业应该在创造宽松交易环境的同时,积极发挥内审职能,开展内控对外贸单证经常化的监督。目前国际贸易支付方式有多种,主要有信用证方式、汇付和托收方式等。尤其是企业初次订立合同时,使用跟单信用证的支付方式较为常见。因为这一方式对单据的填制及交单的时间等都有严格的标准和要求。因此信用证是一种对初次交易的双方最有安全保障的支付方式。所谓跟单信用证是指银行应买方的要求和指示向卖方开立的有条件的保证付款的文件。这种支付方式是以银行信用为付款保证,这就使初次交易的双方即使互未谋面,也能够解决支付货款和发运货物的信用问题。同时,银行高度的信用安全保障相应的要求提交高质量的单据作为依托。在信用证项下所随附的单据从缮制到审核都必须非常严格,并要遵守国际统一标准规范。但是,无论哪一种商务单证都会有发生失误与弊端的风险概率。因此,加强内控管理,开展对外贸单证的审计监督是外贸企业的一项重要任务。开展好外贸单证的内审监督工作,其作用有事半功倍之效。之所以如此,是因为外贸单证是外贸交易的重要一环,在交易中发挥着重要的作用。控制好单证工作质量和风险就是掌握了外贸业务的成败与盈亏。从本质上分析,单证的特殊作用和属性,决定了它是审计监督工作的关键点。简单讲单证有以下属性:

(一)商务单证是国际贸易合同履行的基础

国际贸易合同是依靠商务单证来完成的。实际上各种商务单证的制作及流转过程,就是一个合同履行的过程。商务单证工作是外贸企业工作的一个重要部分,它也是国际贸易买卖的一项基础性工作,它直接影响和决定着合同的执行结果。

(二)外贸单证是国际结算的基本工具

在象征性交货的贸易术语下,卖方凭单交货,买方凭单付款。尤其是在信用证结算方式下,各贸易关系主体处理的是单据,而不是有关的货物;银行审核单据表面的真实性,以决定其付款责任。因此,外贸单证是国际贸易货款结算的基础和依据。

(三)外贸单证是重要的涉外法律文件

外贸单证体现货物交接过程中所涉及和证明了有关当事人之间的权责利益关系。当发生争议时,外贸单证就是处理国际贸易索赔和理赔的法律依据,它具有最高法律效力的证据。

(四)外贸单证是实现企业利益的重要保障

外贸企业进出口业务是依靠外贸单证来完成货物交割和货款结算的。在单证缮制工作中如出现问题,而监督又不到位,使带病单证进入结算程序,必定会造成诸如不能及时发货交单,客户延付拒付货款,影响收汇等等棘手问题。因此,要通过加强审计监督,提高工作质量防止隐患,这是保障企业实现经济利益的有效方法。

综上所述,由于贸易单证在国际贸易中所具有的特殊性质和重要作用,这决定了它被内控监督系统高度关注的地位。在实际工作中,企业要以此为重点围绕外贸单证,完善相关制度并建立审计监控体系。通过企业内审机制对整套管理体系实施经常性监督,为外贸业务的顺利进行保驾护航。

二、单证实务存在风险,必须加强内审监督,促使企业提高经营管理质量。

在现代国际贸易中,有相当大比重的商品是以FOB、CFR、CIF这三种象征性交货的贸易术语方式成交的,在象征性交货的情况下,(尤其是在跟单信用证方式下)银行处理的是单据而不是单据所表示的货物,卖方所提交的单证在单据上做到单单一致、单证相符就完成了交货义务,买方也是以“凭单付款”为原则进行买卖的,只要发现单据有误,就可以拒绝付款。因此,外贸单证是买方提货和付款的重要依据,任何单据的瑕疵或不符点都可能成为买方拒付的理由和争议的焦点,影响买卖双方交易的顺利进行。甚至阻碍正常交易,影响我们的企业及时收货收汇。为避免风险,一方面要加强单证的缮制和审核工作,更重要的是要通过企业内审机制,进行不间断的监控,从而提升单证工作质量,减少实务工作风险。正是由于单证自身的特点,使得单证成为交易双方谨慎关注的焦点。在外贸操作中由于审单不严、内控监督不到位而发生失误,导致损失的案例很多,如下例所述:我国某出口公司A与非洲某国家中间商成交货物一批,贸易条件为CFR5%,货值为1000000元人民币。国外开来信用证总金额为950000元,并注明:“议付时扣5%佣金给某商号”,原文为“Whennegotiatingdocuments5%commissiontobedeductedfromamountnegotiatedandreturnedto**”。但A公司在制单中忽略核对信用证金额,在缮打发票和汇票时均按照合同金额1000000美元,议付时银行扣除5%,按950000美元元借记开证行北京账户。开证行接单后拒付,是发票金额超过来证金额。经多次与开证行及中间商交涉均无效,只好在信用证有效期内另赶制新发票和汇票,即金额改为950000美元,再扣去5%佣金,白白损失了47500美元。以致中了国外商人设下的圈套,造成了损失。在案例中,由于A公司业务员缺乏经验,并且缮制单据审核把关不到位,更为主要的是该企业内部审核、内控监督程序不严格,使风险没有得到控制所致。内部审计部门要定期对控制系统进行有效性测试和测评,使监督和控制体系得以正常运转,并发挥作用。审证是一项既细致又专业性强的工作,工作人员稍有疏忽就会带来不可弥补的损失。作为外贸单证工作人员,不仅要具备良好的专业知识,熟悉合同的条款及操作方法,而且要有风险防范意识和丰富的经验。否则就会把机会交给对方,将损失留给了自己。出现这些问题的原因是多方面的,一是由于目前交易量的激增,贸易单证的往来频繁,使单据的编制、复核和审查工作繁复,增加了主观舞弊与客观失误的概率。二是由于外贸业务电子信息化操作手段不断更新,老的业务人员知识结构滞后,年轻的业务员工作经验不足,这种人力资源交替,使单证工作增加了失误和漏洞的机率。三是我们必须承认国际贸易中必然存在着商业欺诈和信用缺失的个别现象。有些外商利用商业单证的某些技术手段进行商业利益的较量也会时有发生。凡此种种,都提醒我们在国际贸易单证环节中要严密设防,堵住来自各方的陷阱和漏洞。另外,由于国际贸易系统风险概率和单证结算风险概率的叠加,更加大了外贸业务风险度。这些复杂因素给企业内控管理、内部审计提出了更高的标准和要求。使企业内部审计在外贸单证环节显得更为重要。

三、外贸企业要建立完整的内审监督程序,按照国际贸易交易单证的缮制、审核标准规范进行实施监控。

(一)审计人员要熟练掌握和运用国际贸易单证的基本标准规范

企业内部审计人员在实施经常性监督时,要严格地依据国际贸易单证的缮制标准,对单证进行有的放矢的跟踪审计。业务人员应该掌握的规范有1929年国际商会在阿姆斯特丹会议正式通过的《商业跟单信用证统一规则》,后经数次修订更名为《跟单信用证统一惯例》国际商会第600号出版物(UCP600)。审计人员应当熟悉、掌握外贸单证实务中的相关规定和国际惯例,以便在加强内审监督中有规可依,据实可查,增强审计力度。审计人员要按照掌握的规范标准,采用审计测评手段,考量和审查单证业务环节的失控点,并针对漏洞建立健全相应制度,加强内控管理,发挥好内审监督职能。在经常性的审计监督中,要把握审查贸易单证的三个要点:一是正确性。这是缮制单证的前提要求。其含义主要包括两方面:一方面要与国际贸易合同相符,另一方面要符合国际贸易法规或惯例的规定。单证不能有任何与协议合同、法规、惯例相悖之处。这一点对于所有结算方式的单据都是首要的。其正确性要求做到“三相符”,即单证相符、单单相符、单货相符。尤其是在跟单信用证结汇方式下要求单据与信用证不能有一字之差。在实务中,审计人员要按照标准,采用审计测评手段,审查单证工作环节是否存在失控点,以便扑捉漏洞,建立完善相关制度和控制程序,规范管理提高工作质量。二是完整性。这主要指做进出口业务时向银行和对方提交的交易单证一定要齐全、完整。单证的完整性是指包括单据的种类、份数、内容项目等要素都要齐全完整。对于各种结算方式下单证的完整性都是同等重要的。尤其是在交易双方有特殊约定时,结算单证的跟单附件一定要齐全,内容完备。外贸实务单据的种类比较多,一般包括有商业发票、装箱单、提单、保险单等主要单据,还有其他证明文件如:检验证书、重量单、产地证、船龄证明书、航程证明书、邮政收据等等。在信用证结算方式下对单证要求更为严格,进口商要求附带的单据,通常都在信用证上明确约定。这些关键点就是审计监督和审计测试的要点,所以应特别加以注意。三是及时性。这项主要指的是单证出单和交单两个环节的及时性。首先是对出口方的单证时间性要求很强,而且每一种单据都有一个适当的出单时间范围。按照国际惯例,单据出单有一定的顺序关系。例如,装箱单期限不能早于提单;保险单据不能在装运日期后签发等时间程序,要求每一个环节都要紧密相扣,把握好出单交单的时间要求,在UCP600对信用证的交单时间性问题也做了相应的规定。因此我们要注重单证实务操作的及时性,及时缮制出单,尽早向银行交单,达到早日收汇和顺利完成整个交易的目的。在加强对基础管理工作审计监督时,要熟练掌握上述环节和要求,采用审计跟踪的方法,加强对外贸单证的监督控制,发挥内审职能,促进企业提高经济效益,防范风险。

(二)内部审计对单证进行审计抽查、审计测评应注意的重点问题

内部审计人员对此要根据内部制度和工作流程进行定期的抽样审查和审计测评,以便发现漏洞,及时弥补。审计监督工作主要包括以下几点:一是对单证具体项目进行综合审查。在实施测试中,内审员应对一段时期内的单证进行跟踪,可按照比重抽样,进行综合审查、分析,检查单与证齐全的程度,包括所需单证的份数;检查所提供的文件名称和类型是否符合要求;有些单证是否按规定进行了认证。单证之间的货物描述,数量,金额,重量,体积,运输标志等是否一致,单证出具或提交的日期是否符合要求,这些都是需要内审人员重点核查的对象。对查出的问题,做好记录和评估,并评价出现问题的性质和比率,做出审计判断。二是内部审计人员对企业相关人员执行单证制度(缮制和审核制度执行)情况进行审查和评价。审查工作流程是否符合制度要求,各个环节、岗位的职能是否有效,是否尽职发挥作用。以便查出问题的根源,提高制度的执行力度,防止出现岗位职能不到位,管理控制环节缺失的状态。因此企业内审要定期进行审查及审计测评,以便发现漏洞及时弥补。三是对企业制度、职能设置的有效性和完善程度要做出审计判断和评价,并提出改进建议。审查中要十分注意制度和职能的有效性,随着实际工作变化,制度和职能的有效性会滞后,新的业务需要建立新的制度和控制职能,原有的制度很可能不适应新的变化,也会带来新的控制盲点。制度和职能建设决定着企业内控管理的质量和水平,所以,审计工作要重点关注企业外贸单证内控制度的有效性和完善程度。对于审计中发现的漏洞,一定要通过完善制度和职能建设,从根本上加强对外贸业务的监督。

综上所述,在国际贸易业务中外贸单证发挥着极为重要的作用,但是由于单证引发的外贸风险和产生的损失也时刻存在。因此,外贸企业建立独立内审制度,采取系统化、规范化的方法,经常进行审计监督、风险管理,治理和帮助外贸企业实现经济目标。这正是当今有些外贸企业应当积极完善和加强的,只有发挥企业内审职能作用,才能建立长效监督机制,提高外贸单据质量。在经济体制改革不断深化中,企业若要持续发展,就必须加强企业内部控制的建设,从基础管理环节抓起,开展内部审计,积极开展经济活动监督、强化自我约束机制和完善内部审计职能,加强管理防范风险,增强企业国际竞争力,实现顺利收汇,提高外贸企业经济效益。

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