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本文作者:王德东、周丽、林浩 单位:浙江海洋学院

我校在教务管理方面,学校推行学分制,通过引进该系统,使教学管理水平得到较大的提高。日常的一些文件收发及信息发布主要依靠OA系统以及教务处的网站,整体信息化程度处于中等水平。我校教务管理信息化存在的主要问题表现在:正方系统购置日期较早,新功能一直没有更新。早期实践教学模块没有使用起来,部分模块功能设计过于通用,无法满足我校的实际工作要求,因此很多的管理工作实际上还处于手工及半手工状态,影响了工作效率。另外,一些常规的统计工作仍然需要依靠大量的手工操作,增加了工作量及出错的机率。这里要说明的是,任何一款通用软件都不可能满足客户所有的需求,何况各个高校的教务管理特点也各不相同,市场上其它公司开发的教务管理系统也有类似的问题。截至目前,全国已有上千家高校在使用该系统,足以说明它是一款优秀的教务管理系统了。

另外,我校对外教务信息过多依靠教务处原来的网站,信息划分不够明细,各科室共享信息过于简单。大量的教务工作过多依靠OA系统而没有专用的系统,导致信息孤岛严重,管理无法做到全程监控,例如各种项目申报、实验室数据上报等工作基本处于半手工操作状态。

综上所述,我们需要对此进行研究,充分利用网络时代的便利性,使得教务管理工作效率真正得到提高。具体研究内容可以分为一下几个方面:建立功能齐全的教务信息平台将原来的教务处网站功能细化,建设实验实践科及教材科网站,便于广大师生及时了解相应的实践教学及教材管理等方面的信息。研究各种项目申报的流程及毕业论文全程管理体制,为购买或开发专用的管理系统提供理论依据。研究北京化工大学开发的实验项目管理系统及相应项目管理系统(例如大学生创新项目管理系统、实验室建设项目申报等管理系统),为后续的信息化建设提参考供数据。研究正方系统,充分发掘其尚未利用的功能。研究正方的底层数据结构,开发辅助软件,以期提高数据统计等工作效率。

实验实践教学信息管理系统的分析

实验实践教学信息管理系统主要分为两大模块:毕业论文管理系统及实验室信息上报系统。以笔者所在的浙江省高校为例,正方系统里含有毕业论文管理模块及实验管理模块,但是不能完全满足具体的需求。因此,有必要开发或购买相应的系统。

我校的毕业设计(论文)工作,未采用网络化管理之前一直是手工作业方式,工作量大,效率低,教务管理机构无法全程监管。根据浙江省教育厅对本科高校毕业设计(论文)的抽查要求,对一些适合本科高校毕业设计的管理系统认真分析,我们选购了宁波威远信息技术有限公司开发的“威远高校毕业设计与实习网络平台软件BYSJ.net”。该系统用JAVA语言开发,功能强大,具有跨平台的优势。我们在选用了此系统后,极大了方便了学生与导师之间的沟通,加强了学校及省里管理部门的监管力度,提高了学生论文的质量。该系统具有详细的视频及电子帮助文件,使用简单灵活。详细功能及帮助可以参考其网站http://www.bysj.net。

为了适应新形势下的高校实验管理工作的需要,更好得了解全国高校实验室的建设、仪器设备、实验队伍和实验教学等方面的情况[5],国家教育部办公厅要求全国的每一所高校统一按学年进行实验室信息数据统计上报工作。笔者曾在学校教务处实践科工作过一段时间,从事过这个工作,深感该工作的繁杂性,没有认真的态度是不容易办好此事的。数据上报前一般由北京化工大学的软件开发的“高等学校实验室信息统计检测系统(单机版”进行检测,该系统主要对上报数据进行单表审核和表间数据审核,旨在加强上报数据的可靠性,减少数据出错率。但笔者发现,该系统是VFP开发的,使用的是DBF数据库,存在单字节的汉字问题,即使本机检查无误上传至网站检查仍可能出现问题。究其原因,主要是:手工操作,一般是用EXCEL表格导入的方式,实验项目的名称要求不能超过50个字节宽度,超过则自动截取,由于DBF文件格式的特点就会出现上面提及的问题。正方系统里具备实验室信息管理功能,但是由于种种原因,没有使用该功能。上报方式还是手工作业,效率极其低下。经过分析,我们认为可以考虑使用北化开发的“高校实验室管理系统网络免安装版(WEB版本)”,该系统完全免费,使用ASP开发,数据库使用微软的sqlserver2000,只要建立虚拟目录,即可正确搭建该系统。实验人员平时可以通过网络来填报各种数据,最终汇总上报时则方便快捷了许多,并可以大大减少出错的机会。

根据教学科的需要,我们自己开发了简单的“教学项目管理系统”(见图2),针对各种教学项目,例如教改课题、重点课程、立项及验收、经费下达情况进行统一管理。各二级学院可以查询所属老师的项目进展情况。该系统可以利用组合条件进行查询,方便了学院及教师对各种教学项目的跟踪,不足之处就是没有项目的申报模块,这将是今后的努力方向。

教务网站的设计及内容更新

学校教务处原来的网站,功能模块过于集中,不利于信息扩展。因此,需要将原来的网站功能细化,将实验实践科及教材科模块作为单独的网站分离出来,这将有利于信息的共享。

实验实践科网站。主要包括:科室概况、规章制度、通知公告、下载中心、大学生研究与创新项目、实验室建设项目申报、实验开课与实习计划、实验室数据上报、毕业论文、在线留言等模块。该网站主要用于发布上述各个模块的最新通知以及文件下载。

教材科网站。主要包括:科室概况、规章制度、通知公告、下载中心、在线留言等模块。该网站主要发布教材建设规划、审定、征订、自编教材(讲义、指导书)的审核、印刷工作、教材样品库和教材信息库的建设、教材质量的评价和研究工作等相关信息。

基于正方系统的功能扩展

通用的商品化软件只能在一定程度上满足企业的需求,使用单位一般根据自己特殊的需要在原有系统上进行二次开发,下面以“教材费用查询系统”的开发为例来说明(见图2)。该系统的主要功能是动态提示学生选用教材的费用信息,提供码洋合计及打折后的实价合计,方便了学生选订教材。正方数据库主要基于ORACLE以及SQLSERVER,使用系统自带的工具或第三方的系统将其数据字典及数据导出到EXCEL中进行分析。学生教材费用查询系统流程:输入学号,如果处于查询期内,则连接相应表,并给出查询结果,否则提示查询已过期。该系统已投入使用,减轻了教材管理人员的工作量,提高了工作效率,收到了学生的欢迎。

结语

综上所述,充分利用网络时代的便利性,利用成熟的软件开发工具,开发信息丰富、具有互动交流功能的教务管理信息网站,扩大了信息透明度;研究并购买了毕业论文管理系统;分析了使用实验室信息上报系统的可行性;自行开发了简单的教学项目管理系统;针对正方教务管理的架构,开发辅助系统,提高了工作效率。本文所述的基于正方系统的二次开发方法有一定的参考价值,对于使用该系统的其他高校具有借鉴意义。最后,鉴于笔者的能力所限,也许对正方系统的认识及功能挖掘的还不够,欢迎批评指正。

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