疾控中心档案管理中的信息技术(共2635字)

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一、我国疾控中心档案管理的状况

1.1档案管理理念未与时俱进

众所周知,伴随疾控中心对疾病的控与防工作的大力展开,档案管理的重要性也日益凸显。现在的首要任务是应提升档案的归档率、完整性和精确度。然而我国目前的疾控中心的档案管控未引起相关部门的关注,其投入的人力物力远远不够,并且疾病控制中心的领导层很少协同有关人员进行档案的管控,对档案管理的理解是:只要用的时候能找到就行。而疾病控制中心的档案机构对档案管理人员的聘用也显得比较随意,聘请的档案管理人员甚至对疾控知识一无所知,更不用谈工作的胜任问题了。归根结底,是理念的落后。

1.2档案管理人员的综合素质普遍偏低

尽管我国出台了针对疾控中心档案管理的法律条文,然而档案管理人员的素质普遍偏低导致疾控中心的档案管理无法落实到位。在档案管理的工作岗位上,相当大一部分档案管理人员没有经过系统培训就上岗,对疾控知识都是一知半解,其综合素质偏低是制约档案管理工作的关键因素。信息技术的诞生,也必将淘汰一部分不符合要求的工作人员,信息技术要求档案管理人员具备现代化的信息技术知识,它也是甑别档案管理人员是否符合要求的重要手段。

1.3档案信息化程度不高,档案信息化建设开展难度大

因为信息化档案制作费较高,管控难度较大,导致在档案管理中无法有效落实。此外,工作人员对信息化档案管理的方式方法不当,导致信息化档案遗失,一些珍稀资料无法得到有效保存,致使信息化建设只是纸上谈兵。

1.4基础设备的建设机制不健全

疾控中心的基础设施的建设工作,往往流于形式,对软硬件的使用也得不到相应的保障。而设施不完善,导致档案管理工作无法高效开展,而有一部分疾控中心刻意忽视信息技术的应用,对软硬件的保护措施也只是走过场,并未最优化配置信息技术资源。此外,对于信息技术中档案扫描、音频和视频的管控工作没有完全到位,导致电子档案的利用率偏低,从而影响档案管理信息化工作的整体建设。疾控中心的信息化建设过程中,没有结合中心的具体情况进行建设,致使档案管理的信息化进程缓慢。

二、信息技术在疾控中心档案管理中的应用对策

2.1更新档案管理理念

以往的档案管理理念是重视管理、忽视使用,其理念显然与新时代对疾控中心的要求相去甚远。要想理念跟上时代发展的步伐,就应改变过去的被动管理模式,采取符合时代潮流的主动管理模式。疾控中心应依据传染病的扩散状况,通过信息技术向疾控中心的疾控机构提供参考依据,利用信息化档案对资源进行整合,提升管理水准的同时,保证疾病预防工作顺利开展。

2.2提升档案管理人员的业务素质及专业素养

鉴于疾控工作和信息技术的飞速发展,各部门的业务知识应不断更新,它要求档案管理人员利用信息技术(包括传感技术、计算机技术和通信技术)对档案进行管理。因此,档案管理工作人员应树立“活到老、学到老”的学习理念,学习新知识(信息技术知识)以提升自身的业务素质及专业素养。通过信息技术的学习,明确疾控中心的业务流程、档案管理办法,并记录下来,作为日后开展工作的参考依据。

2.3加快档案管理工作的互联网技术建设

随着科技的大力发展,信息技术的互联网技术已成为前沿的科学研究工具。互联网技术的实现,衍生出了600个以上的大型图书馆、400个以上的文献库和100万个信息源,庞大的信息储存容量,使查阅资料变得更为便捷。而对于疾控中心来说,互联网技术的运用可以提升疾控中心档案管理工作的效率,可以帮助档案管理人员管理档案,查询档案资料变得既简便又快捷。例如:对于甲型H1N1流感的爆发,当时在国内并没有先例,如果疾控中心的档案管理实现了信息化,那么档案管理工作人员可以联网查询该类流感的历史、发病人群、发病特征等;在完善档案的同时,对该流感的预防工作也提供了参考依据。又比如:疾控中心可以建立居民健康状况有关档案,在疫病爆发的时候,通过信息化技术,可以依据居民的健康状况档案迅速查出该疫病的发病人群,从而提升了档案管理工作的效率,体现了档案管理工作的价值。

2.4强化信息化档案管理工作中的基础设施建设

档案管理的信息化应以软硬件作为支撑,它是一个完整的体系。然而,许多疾控中心对医疗设备的投入远远多于对档案管理信息化基础设施的投入,有的疾控中心甚至刻意减少对档案管理工作的成本投入。此外,档案管理的硬件投入不够,导致许多档案工作室没有空调、抽湿机等设施;防火灾和防盗窃的自动监管系统也不健全。而一部分信息化管理必需的数据电脑、储存设施以及配套的软件设备更是匮乏。它不仅影响到疾控中心档案管理中信息技术的应用,同时使档案管理工作的效率低下。所以,疾控中心需合理配置资源,增添办公自动化用具及基础设备,加强疾病的预防工作,并投入资金保障信息化工作的顺利开展。此外,应建立档案信息数据库,珍惜与疾控工作有关的信息资源,确保在疫病爆发后,第一时间从信息化档案中获得相关数据,控制病情的发展态势。档案信息化管理工作所必需的软件,早期可以透过采买的形式得到。但疾控中心档案管理工作人员应对该软件进行调查和研究,挑选功能较完善的软件投入使用。伴随信息技术的发展,疾控中心应走出一条符合自身实际情况的信息化之路。档案工作人员对于档案数据库建立、档案原始资料的保存、音频和视频的管理、档案统计与备份等工作,应引起重视。此外,对档案管理工作应进行问题细分并分等级管理。档案管理人员应各司其责,实现金字塔形的管理应用模式。

三、结束语

我国目前各级疾控中心的档案管理工作体制还不够完善,特别是一些偏僻地区或是现代化程度较低的地区疾控中心,其档案管理方法还落于人。在资源创建、档案保存、人员素养、服务思想、体制规定方面还存在着不少问题。上述工作质量的低下,使该类区域的疾控中心档案管理工作无法跟上时代发展的步伐。总之,对疾控中心的档案管理工作来说,信息化技术在该领域中的广泛应用既是契机又是考验。

作者:张勇 单位:济南市疾病预防控制中心

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